tugas arsiparis , sekretaris , & arsiparis

TUGAS SEKRETARIS

1. Menurut wewenangnya:
- Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling,  surat menyurat.

- Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

- Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

- Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

- Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

- Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

- Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

TUGAS AGENDARIS

1. Menerima surat, naskah dan dokumen.

2. Memeriksa surat, naskah dan dokumen yang akan disimpan.

3. Memilah surat, naskah dan dokumen berdasarkan jenisnya.

4. Membuat nomor indeks masing-masing arsip untuk

    memudahkan penataannya.

5. Menata arsip surat, naskah dan dokumen dengan

    melengkapinya berdasarkan jenis dan pola klasifikasi arsip

    untuk memudahkan pencarian kembali bila diperlukan.

6. Melayani peninjauan arsip , naskah dan dokumen sesuai

    dengan disposisi.

7. Memelihara keutuhan arsip dan dokumen.

8. Mencatat dan memberi nomor surat keluar.

9. Mencatat surat masuk.

10. Mengarsip surat keluar dan surat masuk.

.

TUGAS ARSIPARIS:

1 Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat sesuai dengan corak,warna, bentuk dan      sistem administrasi yang dikembangkan pada suatu instansi;

2 Mengolah informasi secara profesional untuk menetapkan klasifikasi informasi untuk menjamin pertanggungjawaban nasional secara efisien;

3 Merancang suatu sistem layanan/penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan secara aman, tepat sasaran, tepat guna dan tepat waktu

4 Melakukan pembinaan pelaksanaan tertib kearsipan pada suatu struktur organiasi instansi;

5 Merancang publikasi arsip untuk mendukung kegiatan keilmuan, praktisi dan masyarakat umum;

6 Melaksanakan kegiatan kerarsipan;

Mengembangkan wawasan keilmuan untuk peningkatan jenjang profesionalsime.